Les frais additionnels sur les billets : qu’est-ce que c’est et comment les appliquer ?
En tant qu’organisateur, vous devez arriver à jongler entre une organisation sereine de votre événement, satisfaire les participants, et bien sûr assurer la rentabilité de votre événement. La billetterie, qu’elle soit en ligne ou physique, représente la source de revenu principale de chaque événement payant. Pourtant, la question des frais additionnels sur les billets d’événement reste souvent source de questionnements, voire de réticences, alors que ceux-ci aident des milliers d’organisateurs à amortir leurs frais chaque jour. À quoi servent réellement ces frais ? Comment les justifier auprès de vos acheteurs ? Et quels bénéfices pouvez-vous en tirer pour votre solution de billetterie et votre organisation ?
Dans cet article, nous vous apportons toutes les réponses aux questions que vous pourriez vous poser sur les frais additionnels. Nous aborderons la définition des frais additionnels, leur utilité et des exemples concrets selon le type d’événement que vous organisez, puis nous vous présenterons la solution de billetterie en ligne Wilout, pensée pour répondre à vos enjeux quotidiens.
Définition des frais additionnels
Les frais additionnels sur les billets d’événement représentent tous les montants qui s’ajoutent au prix de base du ticket lors de la vente. Ils apparaissent dans le panier, en plus du prix de base des billets. On peut les classer généralement dans trois catégories : les frais de billetterie, les frais de service et les frais de transaction. Chacun de ces frais répond à une fonction précise dans la chaîne de valeur de la billetterie en ligne.
Frais de billetterie
Les frais additionnels de billetterie servent à couvrir les frais de la solution de billetterie en ligne que vous allez utiliser. Ces frais comprennent l’accès à l’outil de billetterie, la gestion des ventes, la sécurisation des paiements, la génération des e-billets ou e-tickets, l’accès à des fonctionnalités avancées (gestion des participants, reporting, contrôle d’accès, etc.) et l’accompagnement technique. Ils peuvent s’exprimer en pourcentage du prix du billet ou en montant fixe par ticket.
Frais de service
Les frais de service correspondent à l’accompagnement du participant : gestion des réservations, l’assistance client, l’envoi des confirmations, la gestion des remboursements ou des modifications. Ces frais servent aussi à financer des développements spécifiques, la personnalisation de la billetterie web ou l’intégration de modules complémentaires.
Frais de transaction
Les frais de transaction représentent les coûts bancaires et techniques liés au traitement des paiements en ligne : commissions des prestataires de paiement, sécurisation des flux financiers, gestion des litiges ou des fraudes. Ces frais représentent une part incompressible de la vente de tickets en ligne.
Chacun de ces frais permet à l’organisateur de s’appuyer sur une solution de billetterie en ligne fiable, sans avoir à se soucier de gérer chaque aspect lui-même. Ils sont essentiels pour une bonne gestion de billetterie, et il est naturel que les acheteurs participent à ces frais.
Comment utiliser les frais additionnels et les justifier ?
La nature des frais additionnels engrangés par votre événement varie selon le type d’événement que vous organisez. En effet, la structure et les attentes des participants influent sur le type de frais supplémentaires à considérer, et votre façon de les justifier auprès de votre public.
L’accès à des plateformes de gestion d’événements peut engendrer des frais de billetterie et de service importants. Celles-ci apportent souvent des outils essentiels : la gestion des flux de participants, le contrôle d’accès, la multi-tarification (pass journée, pass week-end, VIP…), par exemple, pour la gestion d’un festival ou d’un concert, qui sont assez similaires.
Une billetterie pour un concert peut proposer divers tarifs en fonction des catégories, gérer les accès en fonction, et générer des invitations partenaires. Les frais additionnels couvrent ici toute la personnalisation de l’interface, l’envoi des e-billets, la gestion des listes d’attente et le support technique pendant toute la durée de l’événement.Dans d’autres cas, comme pour des matchs sportifs par exemple. Les frais additionnels servent à financer la réservation en ligne, le placement automatique, et l’émission de rapports détaillés. Un club de sport peut ainsi vendre des billets pour chaque rencontre sportive, gérer les abonnements annuels de ses adhérents et sécuriser son enceinte en couvrant ces frais.
La solution de billetterie en ligne Wilout
Wilout est la billetterie en ligne de tous vos événements : pensée pour s’adapter à toutes les spécificités, et toutes les tailles. Notre plateforme propose un outil de billetterie très simple à prendre en main, qui vous permet de créer, personnaliser et vendre des billets en quelques minutes, sans compétence technique particulière. De plus, vous pouvez tester gratuitement notre outil en créant votre premier événement. Notre solution est sans abonnement, ni engagement.
Interface ergonomique :
Notre solution de billetterie en ligne possède une interface épurée et facile de prise en main. Retrouvez facilement les onglets des différentes pages de configuration, et des aperçus de vos dernières performances de vente sur votre tableau de bord. Cette interface de gestion vous accompagnera à chaque étape de votre événement : de la création de la billetterie et la configuration des tarifs, jusqu’au suivi de vos ventes et exports de vos données.
Configuration des tarifs :
Avec la billetterie Wilout ONLINE, vous avez la possibilité de personnaliser chaque tarif avec des options et modes additionnels :
- Période de vente : configurez la période de vente durant laquelle un certain type de billet pourra être vendu. Par exemple, définissez la période de vente des tickets Early Bird, sans avoir à vous soucier de l’arrêter manuellement.
- Codes promotionnels : Faites profiter vos participants de réductions exclusives grâce à des codes promotionnels
- Formulaires personnalisés : Créez des formulaires personnalisés pour mieux connaître votre public. Cette fonctionnalité est très utile pour les cours et ateliers, ou encore abonnements à un club sportif, afin de collecter des informations spécifiques sur vos adhérents.
- Limites de stocks : Définissez un nombre maximum de billets à vendre. Par exemple, limitez le nombre d’accès VIP pour rendre ceux-ci encore plus exclusifs.
- Frais additionnels : vous pouvez ajouter des frais additionnels (ou frais de service) à vos billets, souvent d’un montant de 1 à 2 €. Ces frais participent à couvrir les dépenses de l'organisateur liées à la gestion de la billetterie.
Wilout crée et met à jour régulièrement ses fonctionnalités pour s’adapter aux besoins de tous.
Tarification transparente :
Wilout applique une tarification avantageuse pour tous les organisateurs : aucun frais pour les événements gratuits, et des commissions réduites et fixes pour les événements payants. Vous ne payez que si vous vendez vos billets, et vous gardez alors tout contrôle sur votre budget et sur vos marges.
Tableau de bord dynamique :
Grâce à l’interface de gestion, vous pouvez gérer vos participants en temps réel. Vous accédez à un tableau de bord dynamique qui affiche l’évolution de vos ventes, ainsi que des statistiques démographiques. Cela vous permet d’ajuster en temps réel votre stratégie marketing et de modifier vos tarifs.
Sécuriser les données participants :
Sécuriser les données de vos participants est le point essentiel de la billetterie en ligne. Wilout n’exploite ni ne revend les données de vos participants. Vous restez propriétaire de vos informations, ce qui garantit la confidentialité et la conformité avec la réglementation en vigueur.
Billetterie interconnectée :
La billetterie en ligne est l’outil au cœur des solutions Wilout. Ces technologies couvrent l’ensemble des besoins pour vos événements : billetterie en ligne et guichet de vente sur place, solution cashless et leur support de paiement personnalisable, et solution de contrôle des accès. Utilisez toutes ou parties de ces solutions pour assurer le meilleur déroulement de votre événement.
Pour résumer, les frais additionnels sont un bon moyen de couvrir vos frais de gestion de billetterie en ligne, et sur place. Ceux-ci ne sont pas inclus dans le prix du ticket, et apparaissent dans le panier au moment de la commande.
N’hésitez pas à expliquer ces frais à votre public, et à le rassurer. Les participants apprécieront de savoir à quoi servent ces frais, en toute transparence.
Enfin, choisissez bien votre plateforme technique de billetterie : Wilout met à votre disposition une solution facile à utiliser et qui s’adapte aux spécificités de votre événement. Vous gardez la main sur vos frais additionnels en les définissant vous-même, vous rendez plus fluide la gestion de vos ventes et de vos participants, et vous valorisez votre événement auprès de votre public.
Quel que soit le type d’événement que vous organisez, Wilout vous accompagne pour vendre vos billets, gérer vos réservations, vos accès et vos participants, en simplifiant votre quotidien d’organisateur d’événement grâce à des fonctionnalités puissantes. Vos frais additionnels deviennent ainsi un élément clé à l’organisation de votre projet événementiel, et la satisfaction de vos participants.
Testez gratuitement dès maintenant notre solution en créant votre premier événement, ou contactez-nous pour nous parler de votre projet. Nos équipes seront ravies de discuter avec vous !
