Organice una conferencia con una plataforma de venta de entradas

La conferencia es muy popular entre el público, las asociaciones y las empresas. Organizar una conferencia es un trabajo complejo y riguroso. A continuación te presentamos algunas recomendaciones a tener en cuenta para facilitar el establecimiento de tal evento en particular mediante el uso de una plataforma de venta de entradas.

Formatos de conferencias

Las empresas y asociaciones se benefician de ser reconocidas por sus ideas. La organización de conferencias puede ser una poderosa herramienta de comunicación para el público, los inversores o incluso las autoridades públicas.

Si bien algunos organizadores desean incluir una conferencia en el transcurso de un día dedicado a su organización, otros preferirán ofrecer un momento temático y acompañarlo con una serie de talleres o incluso integrarlo en los días de capacitación.

Por eso es imperativo elegir el formato correcto de acuerdo con su programa y su audiencia. El formato es generalmente el siguiente:

• La conferencia magistral : conferencia o discurso de apertura de un evento que puede incluir varios oradores (el discurso de apertura es una especialidad demanzana),
• La charla relámpago : formato flash de unos 5 minutos, permite vincular a varios ponentes sobre diversos temas,
• La charla corta : breve de 15 a 20 minutos, aborda un tema de manera superficial y deja espacio para el debate con el público,
• El formato clásico : conferencia que dura de 40 minutos a 1 hora, permite profundizar en un tema,
• La larga conferencia : más de una hora, más arriesgado porque es más difícil mantener la atención del público.

Los organizadores tendrán en cuenta la hora del día, la diversidad de su audiencia, pero también su presupuesto para elegir el formato ideal.

Elección del tema y del orador

Definir el tema de la conferencia y encontrar un orador no son las tareas más fáciles.

Estas son algunas preguntas que hacen los organizadores para ayudarlos a reducir sus opciones:

• ¿Qué público? profesionales, colaboradores, patrocinadores, clientes, público...
• ¿Qué oportunidad? Asamblea general, reuniones, conferencias, festivales, inauguración de una exposición, inauguración de un lugar...
• ¿Qué marco? formal o informal, público o privado, filmado, retransmitido...
• ¿Qué mensaje? la elección del tema será un reflejo de su organización, sea la que sea.

La elección del orador será decisiva en cuanto a la calidad del mensaje y su recepción.

Los organizadores no se limitan a elegir un orador. Un buen orador puede ser un profesional, un empresario o uno de sus empleados, cuya reputación o habilidades ya no necesitan ser probadas. Sin embargo, recomendamos a los organizadores que consulten las redes sociales (Facebook, LinkedIn, Twitter) para ver cómo este posible orador interactúa con su audiencia. Por otro lado, no dudes en buscar en YouTube una grabación o un podcast para evaluar la calidad de tu trabajo.

De hecho, en un primer intercambio, podrías hacerle las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es su formato favorito?
• ¿Cómo piensa abordar su tema? ¿El problema?
• ¿Cómo organiza sus conferencias? ¿Intercambios con el público?
• Por último, ¿cuál es su disponibilidad? ¿Puede quedarse a comer o a tomar un cóctel con su público?

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Una plataforma de venta de entradas para gestionar una conferencia

Si bien la conferencia a menudo atrae el interés de los participantes, los organizadores saben que es vital difundir la información de manera temprana y clara para tener una tasa de participación justa.

De hecho, la conferencia tiene un coste importante (viaje y remuneración del ponente, alquiler del lugar y del equipo, comunicación...). También se enfrenta a las dificultades organizativas propias de cualquier tipo de evento (información, registro, diversas impredecibilidades).

LAel uso de una plataforma de venta de entradas en línea simplificará la gestión de las inscripciones, pero también su distribuciónn:

• La creación y venta de entradas

Los organizadores pueden ofrecer varios tipos de entradas que incluirán otras actividades (comidas, talleres...). Algunas organizaciones, como Conferencias TED, también ofrecen entradas»Amadrugador». Estas preventas a tarifas preferenciales están destinadas a los participantes que reserven sus entradas con varias semanas de antelación. Como resultado, esta estrategia de precios permite a los organizadores asegurarse de que una buena parte de sus asientos se vendan por adelantado.

• Canales de transmisión

Al usar una plataforma de venta de entradas en línea, como Wilout, un organizador puede genere rápidamente un sitio de miniventas o integre un módulo de reservas/marketing en su sitio. La transmisión multicanal es una estrategia que promueve la comunicación y los registros.

• Gestión de inscripciones

Ya sea de pago o gratis, animar a los participantes a inscribirse en su conferencia le permite: Consulta la tasa de ocupación y por lo tanto la rentabilidad del evento. Por ejemplo, el organizador puede decidir renegociar el tamaño de la sala reservada para el gran día.

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Por último, algunas soluciones de venta de entradas ofrecen una aplicación gratuita para teléfonos inteligentes, que permitirá a los organizadores controlar el acceso.

Los organizadores lo saben, organizar una conferencia no es fácil. Pero, estamos seguros, usa un plataforma de venta de entradas online facilita una parte importante del trabajo que les espera.