Un patrocinador para tu evento

Al desarrollar un proyecto o un evento, surgen muchas preguntas. ¿Podré satisfacer mis necesidades de financiación o equipamiento? ¿Tengo los medios para lograr mis ambiciones? Todos los organizadores lo saben, estas preguntas son decisivas, ¡especialmente en el contexto de un lanzamiento!

Con esto en mente, se creó el contrato de patrocinio. Permitirá a los organizadores rodearse de socios que puedan ayudarlos a llevar a cabo su proyecto con éxito.

¿Qué es el patrocinio?

Patrocinio, más comúnmente llamado»patrocinio», es una aproximación a propósito comercial. Desde esta perspectiva, un socio publicitario (el patrocinador) apoyará, a menudo financiera o materialmente, a una organización o un evento. Y esto, a cambio de diferentes formas de visibilidad. En particular, estas permitirán al patrocinador mejorar su imagen y aumentar su reputación.

El patrocinio es, por lo tanto, una acción de»Dar y recibir». Por un lado, su evento podrá organizarse sin problemas gracias a la contribución de su patrocinador. Por otro lado, su patrocinador ganará visibilidad, lo que en la mayoría de los casos traerá beneficios comerciales positivos.

Además, garantizar que un contrato de patrocinio sea mutuamente beneficioso es una garantía de que esta asociación perdurará en el tiempo. Incluso puede renegociarlo al alza en los años siguientes, según su desarrollo o sus perspectivas. El objetivo es crear relaciones a largo plazo y rodearse de socios estables e involucrados.

¿Para quién es esto?

Los «patrocinados» son generalmente empresas, eventos, organizaciones o asociaciones que no tienen suficientes recursos financieros o materiales para organizar o desarrollar su evento. Por lo tanto, es para poder cerrar un proyecto que se utilizará el enfoque de patrocinio.

Los diferentes tipos de patrocinio

En primer lugar, es esencial que defina mejor sus necesidades. Esto le permitirá utilizar el tipo correcto de patrocinio. Sepa que hay 4 tipos principales de patrocinio:

• Patrocinio financiero : El patrocinador destina una cierta cantidad de dinero para apoyar a la parte patrocinada en el desarrollo de su evento. Suelen ser donaciones o subvenciones. A cambio, debes dedicarle espacios de visibilidad de acuerdo con el presupuesto recibido colocando, por ejemplo, su logotipo en tus entradas, volantes o pósteres.
  

• Patrocinio en la naturaleza : El patrocinador puede, según sus necesidades, transferirle equipo, infraestructura o bienes, o poner a su disposición una cantidad determinada de servicios.
  
  
• Patrocinio tecnológico : Aquí, el patrocinador le permite beneficiarse de sus conocimientos tecnológicos.
  
  
• Patrocinio de habilidades : El patrocinador le proporciona las habilidades salariales de su empresa. El objetivo es poder participar en el desarrollo de su evento.

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Estos tipos de patrocinios pueden adoptar la forma de dos tipos de contratos:

• El contrato de patrocinio principal o exclusivo : Esta asociación prevé la cantidad total solicitada por la parte patrocinada (o al menos una cantidad considerable). En este caso, el patrocinador asocia a su patrocinador con todas las actividades y, posiblemente, puede invitarlo a participar en las decisiones de la empresa como parte del evento patrocinado. Tenga en cuenta que este contrato debe especificar el ámbito de aplicación del carácter exclusivo del patrocinio, es decir: su duración y las condiciones de rescisión para que el compromiso no sea excesivo.
  
  
• El contrato de patrocinio único : El presupuesto asignado al patrocinador varía según la naturaleza del proyecto que recibirá apoyo. Este tipo de contrato de patrocinio debe prever la finalización al final del proyecto, por lo que se utiliza el término «contrato con un propósito definido».

¿Cómo puedo encontrar al patrocinador ideal?

Tenga en cuenta que existe un gran sesgo en lo que respecta a la forma en que se buscan los patrocinadores. Por lo general, los organizadores de eventos no identifican claramente a quienes pueden estar interesados en su proyecto y se centran únicamente en las grandes marcas, dejando atrás a los socios locales.

Además, hay formas sencillas de determinar a quién dirigirse y, especialmente, cómo cautivar eficazmente a su interlocutor para que esté interesado en su enfoque.

La elección del patrocinador

Para elegir a su futuro patrocinador de manera efectiva, es necesario:elabore una lista de marcas para las que su proyecto podría ser de interés. ¡No tengas miedo de lanzar una red amplia! De hecho, no es porque estés organizando un evento deportivo por lo que debas centrar imperativamente tu atención en las marcas deportivas o de bienestar: ¡ábrete a mundos relacionados!

Con esto en mente, le recomendamos que haga 2 listas: las marcas directamente vinculadas a la naturaleza de su evento y las vinculadas a los valores de este último. De hecho, un patrocinador con valores comunes a los suyos hará que sea más fácil unirse al proyecto.

Se recomienda obtener al menos 3 marcas por sector/categoría empresarial (seguros, banca, alimentación, transporte...). Promocione marcas con sede local para promover el espíritu comunitario y facilitar sus contactos.

Por encima de todo, asegúrese de ser coherente al elegir las marcas con las que va a contactar. Por ejemplo, si te diriges a concesionarios de automóviles y tu evento es más familiar, dirígete a un concesionario cuyos modelos sean en su mayoría sedanes o SUV y no a una marca de automóviles deportivos o de lujo. De hecho, es mucho más probable que dé en el blanco con su objetivo.

Una vez que se haya identificado a la empresa, tendrá que aprender a identificar a la persona de contacto adecuada. Obviamente, esto requiere largas horas de investigación. Para facilitar su trabajo, primero utilice herramientas como Linkedin o Viadeo. Sin embargo, si no puedes encontrar nada, no debes rendirte. ¡No dudes en usar tu red! El objetivo final es que obtenga, a través de alguien que conozca, una dirección de correo electrónico o un número de teléfono que le permita ponerse en contacto con un responsable de la toma de decisiones de la empresa objetivo.

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punta : Para enumerar y supervisar tus interacciones con tus clientes potenciales, te recomendamos que utilices una herramienta organizativa como Trello (y lo que es más, ¡es gratis!)

Consiga llegar a su público objetivo: el expediente de patrocinio

Un paso crucial para encontrar a su patrocinador es escribir el»expediente de patrocinio». Este archivo se utilizará literalmente para atraer patrocinadores. Por eso es necesario prestar mucha atención tanto a la forma como al contenido. De hecho, al ver a este último, muy a menudo el futuro patrocinador decidirá reunirse con usted.

El archivo generalmente incluye 5 secciones:

• Presentación del evento, el director del proyecto, la asociación, los patrocinadores del evento... Cualquier cosa que pueda proporcionar cierta credibilidad en términos de calidad y confiabilidad de los líderes del proyecto.
  
  
• Presentación del proyecto : Orígenes y objetivos, descripción, información práctica y posibles proyectos futuros.
  
  
• Campaña pública y promocional : La campaña de comunicación, su distribución, su descripción (carteles, folletos...) y su cantidad.
  
  
• Presupuesto presentado en líneas generales.
  
  
• Oportunidades de asociación : Por un lado, es necesario definir los montos que se buscan en el patrocinio. Por otro lado, tendrás que enumerar las diferentes oportunidades de impacto que puedes ofrecer. Puedes adaptar las propuestas según los deseos del patrocinador.

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El objetivo es hacer un balance de tus valores y de la imagen que quieres transmitir durante tu evento. Por lo tanto, debes presentar la adecuación entre tu proyecto y tu público objetivo, y la imagen de marca de la empresa elegida.

En resumen, primero presenta tus necesidades: el tipo de patrocinio que te gustaría establecer y los espacios que pretendes dedicarles. Esta sección debe contener números y tener objetivos claros. Por último, presenta los beneficios que tendrá la empresa al patrocinarte. ¡Sé específico!

Ten en cuenta que hay varias maneras de destacar para atraer la atención de tu futuro patrocinador:

• Materialice el envío de su archivo mediante un elemento físico. Y si tienes un presupuesto reducido, ¡adáptate y sé creativo! Serás más recordado si sorprendes, sorprendes o atraes simpatías por tu proyecto. Por ejemplo, envía una reseña de prensa falsa en la que comunique el éxito de tu futuro evento.
  
  
• Incluya información en su expediente que el patrocinador tal vez no conozca. Por ejemplo, deje en claro que los gastos de patrocinio en los que incurra el patrocinador son deducibles de los resultados de su negocio de la misma manera que sus otros gastos. Esto, sin límite en la cantidad, siempre y cuando estén expuestos en aras del interés directo de la explotación.

Por último, envía tu archivo de forma masiva y hazlo antes de tu evento. De hecho, el proceso lleva tiempo y, a menudo, te verás obligado a volver a contactar con tus contactos. Así que sé paciente y no te desanimes. ¡Estamos seguros de que sus esfuerzos darán sus frutos al final!

¿Cuáles son las alternativas al patrocinio?

La alternativa más conocida al contrato de patrocinio es el contrato de patrocinio. Este último representa un apoyo financiero, en especie o en forma de habilidades, proporcionado por un patrocinador, sin compensación directa por parte del beneficiario. Por lo tanto, podemos decir que esto último no implica cuestiones comerciales. Sigue siendo un simple acto de generosidad y caridad.

Sin embargo, es importante señalar que las entidades que pueden beneficiarse de ella son únicamente organizaciones de interés general. Es decir, su actividad empresarial debe ser cualquiera de las dos no lucrativo y no competitivos, ya sea gestionados desinteresadamente o que solo beneficien a un círculo limitado de personas. Además, su trabajo (proyecto) también debe ser de interés general. En otras palabras, puede ser educativo, humanitario, deportivo, cultural o incluso vinculado a la defensa del medio ambiente natural.

Hay una gran cantidad de herramientas que le permitirán encontrar fácilmente un patrocinador. Por ejemplo, puedes optar por suscribirte al directorio electrónico de patrocinadores (900 referencias) por unos 73 euros.

Obviamente, es necesario presentar un archivo de patrocinio a su futuro patrocinador para convencerlo.

Por último, sepa que la filantropía es, al igual que el patrocinio, supervisada y alentada por un sistema tributario que incluye Almirante está en el origen. Teniendo esto en cuenta, el» Ley de Aillagon » permite a las empresas y a los particulares deducir de sus impuestos el 60% y el 66% de sus gastos de patrocinio, respectivamente, siempre bajo ciertas condiciones. ‍

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Una vez que haya elegido a su patrocinador y tenga todas las cartas en la mano para hacer realidad su evento, todo lo que tiene que hacer es Inicie el establecimiento de su taquilla en Wilout !