Utiliser le pass Culture sur le BO online

En bref

Depuis le BO online, un organisateur publie son événement sur le pass Culture en quelques minutes, sans passer par un autre outil. Les jeunes qui réservent avec leur crédit pass Culture reçoivent un vrai billet Wilout, contrôlé à l'entrée comme les autres.

Le pass Culture est le dispositif public qui offre aux jeunes un crédit pour leurs sorties culturelles. Avec Wilout, l'organisateur peut :

• publier une offre pass Culture à partir de son événement ;
• choisir les tarifs proposés aux jeunes : prix, places et période de vente sont repris automatiquement de la billetterie ;
• recevoir chaque réservation directement dans sa billetterie, avec un billet par place ;
• partager le même stock entre les ventes en ligne, le guichet et le pass Culture, sans risque de vendre deux fois la même place ;
• suivre ses réservations pass Culture dans un tableau de suivi.

Un service gratuit. Le pass Culture est inclus sans frais dans toutes les billetteries Wilout qui vendent des billets payants.

Ce guide s'adresse aux organisateurs et aux équipes Wilout (support, commercial). La partie « Pour l'équipe Wilout » décrit les réglages réservés à Wilout.

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Avant de commencer

Quatre conditions doivent être réunies avant la première publication. Les deux premières sont à la charge de l'organisateur, les deux suivantes à celle de Wilout.

1. Avoir un compte pass Culture Pro (organisateur). Créer son espace sur le site pass Culture Pro avec sa structure (numéro SIREN) et au moins un lieu. Le pass Culture valide le compte sous quelques jours ouvrés.
2. Relier son lieu à Wilout (organisateur). Dans pass Culture Pro, indiquer que la billetterie de ce lieu est gérée par Wilout. Sans cette étape, Wilout ne voit pas le lieu.
3. Activer l'accès pass Culture (équipe Wilout). Ouvrir l'accès pass Culture sur le compte de l'organisateur, sur demande par e-mail à support@wilout.com.
4. Rattacher le lieu à l'organisateur (équipe Wilout). Associer le lieu pass Culture au compte de l'organisateur dans l'Espace admin.

Une structure déclarée « sans lieu fixe ouvert au public » a tout de même un lieu, à son adresse administrative : c'est lui qu'il faut relier à Wilout. Aucune clé ni aucun mot de passe pass Culture n'est à saisir dans Wilout.

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Pour l'équipe Wilout : ouvrir le pass Culture à un organisateur

Deux réglages suffisent : activer l'accès sur le compte de l'organisateur, puis lui rattacher son lieu. Le rattachement est immédiat.

1. Activer l'accès. Envoyer la demande par e-mail à support@wilout.com pour ajouter l'accès « pass Culture » au compte de connexion de l'organisateur. Il doit ensuite se déconnecter puis se reconnecter pour voir le pass Culture dans ses partenaires.

2. Rattacher le lieu (réservé aux administrateurs Wilout) :

1. Dans le BO online, cliquer sur Espace admin en haut de l'écran.
2. Sélectionner l'organisateur.
3. Ouvrir la tuile pass Culture : Rattacher les lieux.
4. Cocher le lieu de l'organisateur, puis cliquer sur Enregistrer.

Ce que la liste affiche pour chaque lieu

• Aucune indication : le lieu n'est rattaché à personne. Le cocher pour le rattacher.
• Rattaché : le lieu appartient déjà à cet organisateur. Rien à faire, ou le décocher pour le retirer.
• Rattaché à … : le lieu appartient à un autre organisateur. Impossible de le cocher : le retirer d'abord de l'autre organisateur.

Règles à retenir

• Un lieu ne peut appartenir qu'à un seul organisateur. Un organisateur peut en revanche avoir plusieurs lieux.
• Un lieu qui porte une offre pass Culture active ne peut pas être retiré. Il faut d'abord désactiver l'offre depuis l'événement.
• Si le lieu n'apparaît pas dans la liste, c'est que l'organisateur ne l'a pas encore relié à Wilout dans pass Culture Pro (étape 2 de « Avant de commencer »).

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Préparer son événement

L'offre pass Culture reprend ce qui est déjà saisi pour l'événement dans Wilout : il n'y a plus de date, de prix ni de nombre de places à ressaisir. Il faut donc que l'événement soit prêt avant d'ouvrir la page.

• Créer au moins un tarif dans Tarifs et stock, avec son prix, son nombre de places et, si besoin, sa période de vente. C'est ce tarif qui sera proposé aux jeunes.
• Associer ce tarif à une liste de contrôle, pour que les billets pass Culture soient scannés à l'entrée comme les autres.
• Vérifier la date de début de l'événement dans Configurer : c'est la date de la séance sur le pass Culture.
• Compléter l'adresse de l'événement dans Configurer (rue, code postal, ville), si l'événement n'a pas lieu à l'adresse de la structure.
• Ajouter une image de couverture depuis le mini-site : elle devient l'image de l'offre.

Cas non pris en charge pour l'instant : les tarifs dont le stock est copié d'un autre tarif, et les événements en placement numéroté (places assises attribuées). Pour ces tarifs, les réservations pass Culture seront refusées : utiliser un tarif classique à la place.

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Créer et publier l'offre, étape par étape

La page se remplit de haut en bas, puis un seul bouton publie l'offre et ses dates sur le pass Culture.

1. Ouvrir la page

1. Dans Mes événements, sélectionner l'événement.
2. Dans le menu Configurer, ouvrir Services supplémentaires, repérer le bloc pass Culture et cliquer sur Configurer pass Culture. Si le bloc n'apparaît pas, l'accès pass Culture n'est pas encore activé : écrire à support@wilout.com.

2. Décrire l'offre

• Nom : obligatoire. Repris du nom de l'événement, modifiable.
• Description : obligatoire. C'est le texte que lisent les jeunes.
• Image de l'offre : automatique, c'est l'image de couverture de l'événement. Pour la changer, importer une autre image depuis le mini-site. Elle est recadrée au format portrait demandé par le pass Culture.
• E-mail de contact : obligatoire. Une adresse e-mail, pas un nom de personne.
• Catégorie : obligatoire, et non modifiable après publication. Selon la catégorie, d'autres informations sont demandées (type de musique, type de spectacle, auteur, interprète, metteur en scène…).
• Date de publication : facultative, pour programmer la mise en ligne plus tard. Laissée vide, l'offre est publiée dès l'enregistrement.
• E-mail de notification : obligatoire. Reçoit les notifications de réservation.
• Réservation pour deux personnes : permet à un jeune de réserver deux places d'un coup.
• Accessibilité : cocher les handicaps pour lesquels le lieu est adapté (auditif, mental, moteur, visuel).

3. Indiquer où se déroule l'événement

Si l'organisateur a plusieurs lieux rattachés, choisir d'abord la Structure pass Culture. Avec un seul lieu, elle est choisie automatiquement.

• Adresse de l'événement (choix par défaut) : l'événement a lieu à l'adresse saisie dans Configurer. Rue, code postal et ville doivent être complets. Ajouter si besoin une Désignation du lieu : le nom affiché par le pass Culture, par exemple « Salle des fêtes ».
• Adresse de la structure : l'événement a lieu à l'adresse du lieu déclarée dans pass Culture Pro.

L'adresse de l'événement est vérifiée dans la Base Adresse Nationale : écrire la rue en entier (« 103 Boulevard de Cessole » plutôt que « 103 bd cessole »).

4. Choisir les tarifs

Cliquer sur Ajouter un tarif, puis choisir un tarif Wilout de l'événement. Tout le reste est repris du tarif : il n'y a plus de date, de prix ni de quantité à saisir. Une offre compte jusqu'à 50 tarifs.

• Prix : le prix du tarif Wilout.
• Stock disponible : les places restantes du tarif, partagées avec la vente en ligne et le guichet.
• Début de vente : le début de vente du tarif. Avant cette date, le tarif reste fermé sur le pass Culture, puis il s'ouvre tout seul.
• Fin des réservations : la fin de vente du tarif, au plus tard le début de l'événement.
• Date de la séance : le début de l'événement, saisi dans Configurer.

Chaque tarif affiche un état : Actif, Inactif (désactivé sur le pass Culture) ou Épuisé. Pour changer un prix ou une période de vente, modifier le tarif dans Tarifs et stock, puis cliquer sur Enregistrer les modifications dans la page pass Culture. Le nombre de places, lui, se met à jour tout seul.

Si la page indique « La vente de ce tarif commence après la fin des réservations pass Culture », le tarif ne serait jamais réservable : avancer son début de vente dans Tarifs et stock.

5. Publier

Cliquer sur Publier sur pass Culture. Le message « Offre et stocks enregistrés » confirme l'envoi. L'offre n'est pas forcément réservable tout de suite : le pass Culture peut la vérifier avant de la mettre en ligne. Le statut affiché en haut de la page indique où elle en est.

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Après la publication

Le statut en haut de la page vient directement du pass Culture et indique si les jeunes peuvent réserver.

• Non publiée : l'offre n'a pas encore été envoyée.
• En attente de validation : le pass Culture vérifie l'offre avant de la mettre en ligne.
• Publication programmée : l'offre sera mise en ligne à la date choisie.
• Publiée ou Réservable : les jeunes peuvent réserver.
• Épuisée : il n'y a plus de place.
• Offre inactive : la diffusion est suspendue.
• Refusée : le pass Culture a refusé l'offre, consulter le motif dans pass Culture Pro.
• Expirée : les dates sont passées.

La page indique aussi si les billets Wilout sont connectés à l'offre. Une ancienne offre sans billets connectés ne peut pas être transformée : il faut en créer une nouvelle.

Modifier l'offre. Changer les informations ou les tarifs, puis cliquer sur Enregistrer les modifications. La catégorie ne peut plus être changée après publication, et un tarif dont la séance a commencé ne peut plus être modifié. Pour fermer un tarif, cliquer sur Désactiver : les réservations déjà faites sont conservées. Activer le rouvre.

Suspendre ou reprendre la diffusion. En haut de la page, Mettre en pause retire l'offre du pass Culture sans la supprimer ; Publier la remet en ligne.

Une opération a été interrompue ? Après une coupure de connexion, la page peut afficher Reprendre la synchronisation interrompue. Cliquer sur ce bouton avant toute autre modification : il termine l'opération en cours sans créer de doublon, et vos saisies sont conservées.

Historique des échecs. Quand un envoi échoue, la page affiche l'Historique des échecs pass Culture : la date, l'opération et l'explication de chaque erreur. En cas de besoin, le transmettre au support Wilout avec une capture d'écran.

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Les réservations pass Culture

Chaque réservation pass Culture devient automatiquement une commande Wilout, avec un billet par place, sans aucune action de l'organisateur. Le parcours se déroule en cinq étapes :

1. Réservation : le jeune réserve sur le pass Culture.
2. Transmission : le pass Culture prévient Wilout.
3. Billet créé : la commande Wilout et le billet sont émis.
4. Envoi au jeune : le billet arrive dans son appli.
5. Entrée : le billet est scanné au contrôle.

Tout se fait en quelques secondes : l'organisateur retrouve ensuite la commande et le participant dans le BO.

Ce que voit l'organisateur :

• la commande apparaît avec le canal de vente pass Culture, distinct des ventes en ligne ;
• le participant figure dans la liste des participants ;
• son billet se scanne à l'entrée avec la liste de contrôle du tarif ;
• si le jeune annule sur le pass Culture, son billet est annulé et la place est remise en vente. Un billet déjà scanné ne peut plus être annulé.

Des places partagées. Les ventes en ligne, le guichet et le pass Culture puisent dans le même stock. Toutes les 30 secondes environ, Wilout met à jour le nombre de places affiché sur le pass Culture. Ce n'est donc pas instantané : pour forcer la mise à jour, cliquer sur Synchroniser les disponibilités.

Les montants. Les recettes pass Culture sont affichées à part sur l'accueil et dans l'analyse des ventes. Elles ne s'ajoutent pas aux montants encaissés ou reversés par Wilout : c'est le pass Culture qui rembourse l'organisateur. L'indication « Remboursée par Pass Culture » reprend l'information du pass Culture, sans vérifier le virement.

Le suivi commercial. Le bouton Suivi commercial affiche la liste des réservations pass Culture, les commandes Wilout correspondantes et les montants (réservé, annulé, en cours, remboursé). Si Wilout et le pass Culture ne sont pas d'accord sur une réservation, une alerte l'indique, par exemple :

• « Les montants Pass Culture et Wilout diffèrent » ;
• « Une annulation confirmée par Pass Culture reste à appliquer dans Wilout » ;
• « Aucune commande Wilout ne correspond à cette réservation ».

Le bouton Rapprocher les réservations corrige automatiquement ce qui peut l'être (commande à terminer, annulation à appliquer) et affiche le résultat. Pour une alerte qui reste affichée ensuite, contacter le support Wilout.

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Messages affichés et que faire

La plupart des blocages viennent d'un lieu non rattaché, d'un tarif mal paramétré ou d'une adresse incomplète. Le message affiché indique la correction à faire, et vos saisies sont toujours conservées après une erreur.

Accès, lieu et tarifs

• Le bloc pass Culture n'apparaît pas dans Services supplémentaires : l'accès pass Culture n'est pas activé sur votre compte. Écrire à support@wilout.com, puis se reconnecter.
• « Sélectionnez un événement dans Mes événements pour configurer le pass Culture. » : aucun événement n'est sélectionné. Choisir l'événement dans Mes événements, puis revenir sur la page.
• « Votre lieu pass Culture n'est pas encore rattaché à Wilout. Contactez le support. » : aucun lieu n'est associé à votre compte. Vérifier dans pass Culture Pro (lien « Ouvrir pass Culture Pro ») que le lieu est relié à Wilout, puis demander à Wilout de le rattacher.
• « Créez d'abord un tarif Wilout dans Tarifs et stock. » : l'événement n'a aucun tarif. Créer un tarif, puis revenir sur la page.
• « La vente de ce tarif commence après la fin des réservations pass Culture… » : le tarif ne serait jamais réservable. Avancer son début de vente dans Tarifs et stock.
• « La vente de ce tarif est terminée… » : le pass Culture n'accepte pas un tarif dont la vente est déjà close. Prolonger sa période de vente dans Tarifs et stock.
• « Séance commencée : pass Culture n'autorise plus de modifier ce tarif. » : la séance a déjà commencé. Laisser ce tarif tel quel.

Adresse, image et envoi

• « L'adresse de l'événement est incomplète ou introuvable dans la Base Adresse Nationale… » : l'adresse n'est pas reconnue. Corriger l'adresse, le code postal et la ville dans Configurer (rue écrite en entier), ou choisir l'adresse de la structure.
• Message sur l'image de couverture (hébergée hors de Wilout, illisible ou de plus de 15 Mo) : l'image n'a pas pu être envoyée, l'offre est quand même enregistrée. Importer une autre image depuis le mini-site, puis enregistrer à nouveau.
• « Pass Culture a refusé certaines informations de l'offre : corrigez les champs signalés. » : le pass Culture refuse un ou plusieurs champs. Corriger les champs signalés en rouge, puis enregistrer à nouveau.
• « Pass Culture a refusé la demande. Vérifiez les informations saisies puis réessayez. » : refus sans explication détaillée. Vérifier les informations ; si tout semble correct, contacter le support Wilout avec l'historique des échecs.
• « Pass Culture ne répond pas… » ou « momentanément indisponible… » : coupure ou lenteur passagère. Réessayer. Si le bouton « Reprendre la synchronisation interrompue » apparaît, l'utiliser.
• « Impossible de lire les lieux Pass Culture. Réessayez dans quelques instants. » (Espace admin) : le service pass Culture de Wilout ne répond pas. Réessayer plus tard ; si cela persiste, prévenir l'équipe technique.

Statut et disponibilités

• L'offre reste « En attente de validation » : le pass Culture n'a pas encore vérifié l'offre. Patienter et suivre l'offre dans pass Culture Pro.
• L'offre est « Refusée » : le pass Culture a rejeté l'offre. Lire le motif dans pass Culture Pro, corriger, puis enregistrer à nouveau.
• Le nombre de places sur le pass Culture ne bouge pas après une vente : la mise à jour se fait toutes les 30 secondes environ. Patienter, ou cliquer sur « Synchroniser les disponibilités ».

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Bon à savoir

Quelques limites existent aujourd'hui ; elles n'empêchent pas de vendre, mais il vaut mieux les connaître.

• Remboursement au guichet. Une place pass Culture remboursée au guichet n'est pas automatiquement remise en vente sur le pass Culture. Prévenir le support Wilout dans ce cas.
• Devise. Les prix pass Culture sont toujours en euros, même si l'événement est vendu dans une autre devise.
• Places très demandées. Comme la mise à jour des places prend environ 30 secondes, une réservation pass Culture peut être refusée si la dernière place vient d'être vendue ailleurs. Aucune place n'est vendue deux fois.
• Prix et périodes de vente. Un changement fait dans Tarifs et stock n'est envoyé au pass Culture qu'au prochain clic sur « Enregistrer les modifications ». Seul le nombre de places suit tout seul.
• Séances passées. Une séance terminée reste visible dans la page ; il n'y a rien à faire.

Pour toute question, écrire au support Wilout (support@wilout.com) en précisant le nom de l'événement et, si possible, une capture d'écran du message affiché.