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Clubs, Associations : Préparez la rentrée

Clubs, Associations : Préparez la rentrée 

À tous les clubs sportifs, associations culturelles, enseignants ou coachs qui organisent des événements réguliers, des ateliers ou des cours : c’est la rentrée ! Il est désormais grand temps de préparer la vente de vos abonnements, les cotisations ou encore les inscriptions de vos participants. En cela, utiliser une solution de billetterie en ligne va faciliter la gestion de vos participants. 

Maîtriser sa communication

Quels sont les objectifs de communication de votre association, votre club, vos activités de coach, d’organisateur d’événements ?

Premièrement, afin de définir les objectifs de communication, on peut répondre aux trois questions suivantes :

  • Quel est le sujet, le message ou l’information à faire passer ?
  • Quelle est la cible ?
  • Comment souhaite-t-on communiquer : la tonalité du message ?

C’est ainsi que l’on déterminera le ou les objectifs de communication, par exemple : relancer le réseau des adhérents ou bien promouvoir une nouvelle activité.

Afin de préparer la rentrée,  vous allez rappeler à vos participants, abonnés, élèves, les éléments cruciaux de vos activités. En principe, vous pourrez le faire par le biais d’une lettre, d’un communiqué de presse (presse spécialisée), d’une newsletter ou simplement d’un poste sur les réseaux sociaux.

D’une façon générale, pour préparer la rentrée, l’Associathèque (site de ressources pour les associations) recommande de communiquer sur les informations suivantes :

  • Rappeler les missions de l’association, club, le contenu des cours,
  • Les nouveautés de la rentrée,
  • Communiquer des informations claires et transparentes : tarifs, horaires, conditions d’adhésion, places disponibles…
  • Présentation des gérants et des bénévoles, du coach, 
  • Un point sur les temps forts et les succès de l’année précédente : victoire d’un tournoi, augmentation du bénévolat, réussite d’une mission associative ou d’un élève …

Il se peut également que vous ayez d’autres sujets à traiter, néanmoins ne perdez pas de vue vos objectifs de communication premiers. A cet égard, un sujet trop éloigné pourra faire l’objet, par la suite, d’une seconde campagne de communication. 

Promotion de la rentrée

Pourquoi ne pas mettre en place une promotion temporaire ou un tarif privilégié pour faire de la rentrée un moment attendu ? En utilisant une solution de billetterie en ligne, il est facile de commercialiser des abonnements, des billets ou des cours en faisant fluctuer les tarifs et en limitant la quantité disponible pour attiser l’intérêt du public. 

Voici un exemple de vente progressive pour des abonnements de sport : 

  • Phase de vente 1 : du 1er au 7 septembre → mise en ligne d’abonnements 20% moins chers et une quantité disponible : 20
  • Phase de vente 2 : du 8 au 15 septembre → des abonnements 10% moins chers et une quantité disponible : 10
  • Phase de vente 3 : à partir du 16 septembre (rentrée) → les abonnements au tarif normal dont la quantité disponible sera fixée en fonction des ventes précédentes

D’après la FEVAD (Fédération du e-commerce et de la vente à distance) : 96% des internautes recherchent des promotions et 36% indiquent que les promotions guident leur choix. 

La vente anticipée à des prix attractifs va générer beaucoup d’attention mais aussi satisfaire vos membres les plus fidèles. Globalement, cette méthode permet d’effectuer un certain nombre de ventes de manière optimisée et favorise également le renforcement de la trésorerie.   

Gestion des inscriptions, cotisations ou adhésions


Créer une billetterie en ligne donne accès à un tableau de bord complet de gestion. En effet, vous allez pouvoir promouvoir et gérer les inscriptions de vos membres en quelques clics et bien plus encore. De fait, voici un tour d’horizon des outils mis à votre disposition :

  • Mini-site de vente personnalisable
  • Module de vente intégrable sur votre site (code <iframe>)
  • Widget de vente sur Facebook (page publique comptant au moins 2000 fans)
  • Création et personnalisation de billets et cartes d’abonnement (format A6)
  • Contrôle et validation des commandes
  • Visualisation des commandes en temps réel (ventes et stock disponible)
  • Import et export de CSV (fichier d’inscription)
  • Envoi d’invitations
  • Reddition de comptes (bilan comptable)

En bref, il est indispensable de bien préparer sa rentrée et d’adopter la bonne communication pour relancer ses divers réseaux. 

L’utilisation d’un système billetterie en ligne tel que Wilout et son tableau de bord optimisé vous offre de nombreux avantages en termes organisationnel !