Organizadores de eventos: una profesión versátil

Ser organizador de eventos, un trabajo exigente que requiere múltiples talentos. Desde el diseño de eventos hasta su comercialización, el establecimiento de una taquilla o la gestión de la seguridad, el organizador del evento tendrá que ser ingenioso para llevar a cabo sus misiones y hacer que su proyecto sea un éxito.

La versatilidad del organizador de eventos

La profesión forma parte de un sector transversal por su propia naturaleza. De hecho, el organizador del evento tendrá que gestionar muchas tareas tan variadas como los tipos de eventos que existen en el mercado. Potencialmente, es posible que todos los sectores de actividad deban proponer un evento.

Es por eso que no hay un camino establecido para convertirse en organizador de eventos.

Sin embargo, hay cursos de educación superior para prepararse mejor para ingresar al sector:

• BTS Turismo
• Comunicación BTS
• Título profesional en comunicación con especialización

También hay cursos tipo máster (Bac+4 y 5), como Maestría en Ciencias de la Gestión Internacional especializada en la organización de eventos ofrecidos por la Escuela de Administración de Normandía.

Sin embargo, cabe destacar que, en el sector de los eventos, los antecedentes y perfiles son muy diversos y no existe una misma verdad. Sin embargo, es fácil darse cuenta de que los organizadores suelen tener en común un dinamismo natural, un apetito por la versatilidad y una verdadera capacidad de «resolución de problemas». También son muy buenos comunicadores.

Los pasos de la gestión de eventos

Como hemos señalado, a la hora de decidir montar un evento, el organizador realizará multitud de tareas. He aquí un breve resumen de las actividades relacionadas con la organización de eventos.

En primer lugar, es necesario planificar el evento y definir su concepto en detalle:

• ¿Qué público?
• Su temporalidad: fechas pero también horarios
• La ubicación del evento
• El objetivo: promoción, comunicación, marca
• El precio si el evento es de pago

A continuación, es necesario definir el presupuesto del evento teniendo en cuenta la posible búsqueda de patrocinadores y subvenciones.

Luego, tendremos que determinar la objetivos de la comunicación. De hecho, la promoción de un evento requiere crear carteles, invitaciones y quizás un sitio dedicado. Establecer un plan de medios : relaciones con la prensa, comunicados de prensa y carpetas de prensa...
Para la comercialización, muchos organizadores utilizan una solución de venta de entradas en línea como el propuesto por Wilout. Les permite vender y gestionar las existencias de entradas, pero también elegir sus canales de distribución (minisitio, módulo integrable). También es posible programar varias fases de venta para ofrecer tarifas preferenciales a los participantes.

Finalmente, el Día D, será necesario garantizar que se respeten las condiciones de seguridad y luego dar la bienvenida a los espectadores y gestionar los altavoces. Los organizadores podrán utilizar La aplicación gratuita Wilout Control a controlar las entradas.

Informe de un evento

Una vez finalizado el evento, aún quedan varias cosas por hacer.

Evidentemente, será necesario hacer un Balance (cuenta de resultados). En los seis meses siguientes al evento, los patrocinadores privados o institucionales querrán recibir un balance financiero y moral.

En general, la evaluación moral incluirá una descripción detallada del evento:

• El curso de las actividades,
• La cantidad de asientos vendidos y las invitaciones,
• El número de participantes,
• Los resultados se publican,
• satisfacción general,
• Cualquier elemento que pueda enriquecer el balance.

Entre las tareas en las que Wilout le ayuda, se encuentran las Panel de control de Wilout genera un informe de asistencia, así como un informe de responsabilidad.

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Para concluir, podemos destacar que la organización de eventos es una profesión exigente pero sumamente gratificante y adictiva. Hoy en día, los organizadores se benefician de numerosas herramientas y cursos de formación que les permiten maximizar el éxito de sus tareas. Sin embargo, nada podrá reemplazar la pasión que muestran día tras día para satisfacer a los demás.