Nos conseils pour organiser votre événement en période de crise sanitaire
La préparation de votre événement vous demande de la rigueur, de l’attention et de la détermination d’autant plus en cette période de crise sanitaire. Vous devez donc penser à diverses choses pour offrir à vos participants un événement sécurisé. Et c’est justement le bon moment pour se pencher sur le sujet.
Pas de panique ! Wilout vous donne quelques conseils pour vous permettre d’organiser votre événement avec la COVID-19 !
1) Pensez à anticiper
Vous le savez, en règle générale, un événement ne s’organise pas du jour au lendemain. Et encore moins lorsque vous devez organiser votre événement avec la COVID-19. Il est préférable d’anticiper certains points de son événement afin de ne pas se retrouver dépourvu face à un imprévu. Dans ce contexte, anticipez la volumétrie de participants afin de respecter les mesures mises en place. De plus, pourquoi ne pas envisager de mettre en place différents créneaux horaires pour accéder à votre manifestation.
2) Communiquez avec votre communauté
On ne le dira jamais assez, mais communiquez ! Une bonne communication auprès de vos participants en amont est indispensable pour qu’ils soient présents le jour J. Pour cela, soyez transparent. Expliquez les dispositifs sanitaires mis en place à l’aide de visuels sur vos réseaux sociaux ou dans votre newsletter. De plus, n’hésitez pas à rappeler l’obligation du port du masque.
3) Choisissez une billetterie en ligne
Afin d’assurer une distanciation suffisante en cette période de crise sanitaire, le nombre de participants devra être revu à la baisse. En effet, l’organisation d’événements physiques est possible avec des jauges limitées, dans le respect des mesures sanitaires en vigueur. Pour cela, notre billetterie en ligne vous permet de définir un nombre limité de participants afin de ne pas se retrouver dépassé, le jour présent. De plus, nous vous offrons la possibilité de créer un formulaire à partir de votre backoffice afin de collecter les numéros de téléphone et adresses email de vos participants. Contactez-les afin de les prévenir en cas de personne identifiée comme positive à la COVID-19.
4) Contrôlez vos accès le jour J
Notre solution de contrôle des accès permet de fluidifier vos files d’attente et ainsi optimiser la gestion des flux. Si vous attendez un grand nombre de participants n’hésitez pas à définir des heures d’arrivées multiples. De plus, maîtrisez votre jauge grâce à des terminaux reliés directement à votre billetterie en ligne et suivez en temps réel les entrées et sorties de vos participants. Enfin, en associant la solution de contrôle des entrées avec le paiement cashless vous pourrez définir des accès par zones grâce aux supports NFC.
5) Adoptez le paiement cashless
En plus de limiter le contact, notre système de paiement cashless comporte plusieurs avantages au vu de la situation actuelle. En effet, le cashless permet de minimiser la circulation des espèces, de réduire le temps de transaction et donc de réduire considérablement les fils d’attente. De plus, les terminaux cashless n’ont pas besoin d’être désinfectés en continu, car chaque terminal est personnel à un membre de votre équipe.
6) Accentuez la signalétique de votre événement
Dès leur arrivée, les participants devront suivre une signalétique bien précise. En effet, des flèches au sol devront indiquer le sens de circulation afin d’éviter les croisements ainsi que des bandes adhésives délimitant les distances de sécurité de 1 mètre entre chaque personne dans les zones d’attente. De plus, aménagez votre événement avec des zones délimitées en respectant une distance de deux mètres afin d’installer les différents groupes de participants.
7) Maximisez les dispositifs d’hygiènes
Le plus important lorsque vous organisez un événement avec la COVID-19 c’est de penser à désinfecter tous les espaces tout au long de la journée, mettez à disposition du gel hydroalcoolique à différents points stratégiques et distribuer des masques gratuitement à l’entrée de votre manifestation pour les éventuels oublies. De plus, équipez votre staff d’un désinfectant individuel ainsi que d’un masque avec le logo de votre événement. Cela permettra de rassurer vos participants tout en protégeant votre équipe.
