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Importer des participants d’un réseau de distribution

Importer des participants d’un réseau de distribution 

Importer des participants sur son espace de gestion est une tâche que Wilout a souhaité rendre aussi simple que possible. Elle a donc conçu un système d’import simplifié des listes de participants en provenance de plusieurs distributeurs majeurs du marché de la billetterie en ligne (Digitick, Fnac, FranceBillet et Ticketmaster).

Si vous vendez via un distributeur non mentionné précédemment, il vous est malgré tout possible d’effectuer cette procédure en téléchargeant simplement le gabarit CSV Wilout et en agissant manuellement sur ce dernier.

Nous allons détailler ci-après les étapes à suivre pour effectuer en toute simplicité cette manipulation :

Exporter les participants

Rendez-vous sur l’interface administrateur du réseau de distribution pour lequel vous souhaitez exporter les participants.

Depuis ce dernier, vous exportez vos e-billets.

Télécharger le gabarit Wilout

Afin de réimporter vos participants sur votre espace Wilout vous devez télécharger le gabarit depuis cette même interface de gestion. 

Construisez votre fichier

Le gabarit Wilout se compose de 7 colonnes :

  • Nom du participant
  • Prénom du participant
  • Adresse e-mail du participant
  • Code barres
  • Nom du tarif
  • Prix du e-billet
  • Informations supplémentaires 


Il est impératif de respecter l’ordre ci-dessus, y compris dans le cas où l’une des colonnes n’ait pas de données renseignées. En ce qui concerne la colonne “code-barres”, elle doit impérativement être remplie de données alphanumériques, uniquement.

Vous pouvez rajouter autant de colonnes additionnelles que souhaité à la suite de la colonne “informations supplémentaires-1” en respectant le format ci-dessous :

Format Gabarit


Vous devez ensuite enregistrer votre fichier au format “.csv  (séparateur : point virgule) et ne plus le rouvrir avant son import final. En effet, une réouverture du document via Excel après son enregistrement initial, peut entraîner une modification de la mise en page des colonnes et donc de sa bonne intégration.

 

Importer des participants

  1. Rendez-vous pour finir sur votre backoffice Wilout.
    Sélectionnez votre événement > Cliquez sur l’onglet « participants » > Cliquez sur « importer une liste »).

  2. Faite glisser votre fichier ou téléchargez le.

  3. Votre liste de participant importée s’affichent directement dans “Vos listes téléchargées”

  4. N’oubliez pas de cliquer sur “Importer”pour finaliser l’opération. Vos participants sont maintenant parfaitement intégrés dans l’interface Wilout.


Au final, il est intéressant de voir avec quelle simplicité il est possible pour un organisateurs travaillant avec plusieurs distributeurs, d’intégrer dans son espace de gestion Wilout l’intégralité de ses listes de participants.