Options de tarifs billetterie : le guide complet pour paramétrer vos billets

Bonjour à tous, c'est Coralie ! Je m'occupe de la partie opérationnelle chez Wilout, et j'accompagne chaque semaine des dizaines d'organisateurs qui configurent leur billetterie en ligne. Beaucoup commencent simplement, avec un nom de billet et un prix, et c'est une très bonne façon de se lancer. Mais saviez-vous que chaque tarif cache aussi plusieurs options qui peuvent vous faire gagner un temps précieux le jour J et rendre l'expérience encore plus agréable pour vos participants ?

Sur votre billetterie Wilout, un tarif peut aller bien au-delà du prix affiché. C'est un véritable outil de configuration, à activer selon vos besoins : identité visuelle, collecte d'informations, gestion des stocks, avantages promotionnels ou encore contrôle d'accès. Que vous organisiez un festival de 8 000 personnes, un concert en salle ou une soirée étudiante, ces réglages vous permettent d'adapter votre billetterie à votre terrain, à votre rythme.

Voici un tour d'horizon des huit options disponibles et la manière de vous en servir concrètement. Si vous créez vos premiers tarifs, notre tutoriel pour configurer ses tarifs vous guide pas à pas dans le back-office.

1. Personnaliser le design du billet

Chaque tarif peut recevoir un design entièrement personnalisé. Vous n'êtes pas limité à un billet générique : vous pouvez intégrer votre propre identité visuelle (logo, couleurs, visuels) directement sur le billet remis à vos participants. C'est l'occasion d'affirmer votre image de marque dès les premiers instants, avant même que le participant n'arrive à votre événement. Pour un festival, c'est un moyen simple de prolonger l'univers visuel de l'affiche sur chaque billet envoyé ; pour un salon professionnel, c'est l'occasion de renforcer la crédibilité de la marque organisatrice.

2. Ajouter des formulaires par tarif

Chaque tarif peut être associé à des questions, des champs ou des formulaires spécifiques, obligatoires ou optionnels, que le participant devra remplir au moment de sa commande. Cette option vous permet de récolter exactement les informations dont vous avez besoin, tarif par tarif : le numéro de téléphone des clients VIP, les préférences de menu pour un repas de gala, l'acceptation de vos conditions générales de vente, ou toute autre information utile à l'organisation. Un club sportif peut par exemple demander le nom du licencié uniquement sur le tarif « adhérent », sans alourdir le parcours d'achat des autres visiteurs. Pour aller plus loin, découvrez comment créer un formulaire pour vos inscriptions.

3. Définir une période de vente

Vous pouvez définir une fenêtre de vente propre à chaque tarif. C'est l'option idéale pour mettre en place des tarifs Early Bird, ou pour clore automatiquement la vente d'un tarif dès qu'une date précise est atteinte, par exemple lorsque votre événement se déroule sur plusieurs jours et que certains tarifs ne doivent plus être disponibles passé une échéance donnée. Aucune intervention manuelle n'est nécessaire : la billetterie applique la règle toute seule, au jour et à l'heure près. Une option particulièrement utile pour organiser vos préventes par phases.

4. Limiter la quantité autorisée par commande

Cette option permet de limiter le nombre de billets qu'un même participant peut acheter en une seule commande, pour un tarif donné. C'est un moyen simple d'encadrer les achats et d'éviter, par exemple, qu'une seule commande n'épuise tout votre stock sur un tarif sensible comme un tarif « carré or » en nombre limité pour un concert.

5. Connecter le tarif au cashless

Un tarif peut être relié à votre système de paiement cashless. Concrètement, cela permet à vos participants de recharger leur support cashless en amont de l'événement, directement depuis leur billet, avant même d'arriver sur place. Sur un festival ou une soirée étudiante, cette option réduit considérablement les files d'attente aux points de rechargement le jour J, puisqu'une partie du crédit a déjà été alimentée en ligne. Découvrez les avantages du rechargement en ligne cashless et pourquoi intégrer le cashless à votre billetterie en ligne.

6. Activer des promotions ciblées

Vous pouvez associer des codes promo à vos tarifs, pour proposer des réductions ciblées : partenaires, réseaux, ambassadeurs, ventes flash… Une option flexible pour animer vos ventes et récompenser certains publics, sans jamais toucher au prix affiché pour le grand public. Vous pouvez même générer vos codes promo sous forme de lot.

7. Ajouter des frais additionnels

Il est possible de définir des frais additionnels propres à un tarif, qui viennent s'ajouter au prix du billet au moment de l'achat. Cette option est utile pour couvrir vos frais de service, ou lorsque certains tarifs incluent une prestation supplémentaire (vestiaire, navette, option restauration) que vous souhaitez facturer séparément du prix de base. Pour en savoir plus, consultez notre article sur les frais additionnels sur les billets.

8. Paramétrer le contrôle d'accès

Enfin, chaque tarif peut se voir attribuer un label et une couleur spécifiques, utilisés lors du contrôle des accès le jour de votre événement. Cette identification visuelle facilite le travail de vos équipes sur place, qui peuvent en un coup d'œil reconnaître le tarif d'un participant et l'associer à la zone ou à la liste de contrôle correspondante, un vrai gain de temps sur un festival ou un salon avec plusieurs espaces d'accès. Retrouvez nos 9 bonnes pratiques pour fluidifier l'entrée de votre événement et comment créer vos accès opérateurs.

Les résultats concrets d'une bonne configuration des tarifs

Quand ces options de tarifs billetterie sont configurées, les effets se voient dès la mise en vente : moins de questions par e-mail de la part des participants, un formulaire de commande qui ne collecte que l'essentiel, et des ventes qui s'ouvrent et se ferment automatiquement selon votre calendrier.

Le jour de l'événement, le bénéfice est encore plus visible : les équipes d'accueil identifient chaque tarif d'un coup d'œil grâce au contrôle d'accès personnalisé, les files d'attente au cashless sont réduites grâce aux rechargements anticipés, et aucun stock sensible n'est épuisé par une seule commande surdimensionnée.

Bonne nouvelle : rien ne vous oblige à tout activer d'un coup. Chaque option peut être ajoutée au fil de votre préparation, selon ce dont votre événement a vraiment besoin. Et chaque minute investie dans la configuration de vos tarifs en amont se traduit souvent par des heures gagnées en logistique le jour J.

Avec l'ensemble de ces options, chaque tarif que vous créez sur votre billetterie Wilout devient un outil sur mesure, pensé pour s'adapter à la structure de votre événement, à votre communication et à l'expérience que vous souhaitez offrir à vos participants.

Coralie, cheffe de projet événementiel chez Wilout

Vous souhaitez découvrir comment paramétrer ces options sur votre propre événement ? Demandez une démo à notre équipe ou créez votre billetterie en ligne dès maintenant.

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