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Billetterie

Organiser un événement professionnel

Organiser un événement professionnel

L’événement professionnel est un rendez-vous attendu par les collaborateurs et les partenaires d’une organisation. Que ce soit pour une conférence, un séminaire ou encore un workshop, une plateforme de billetterie en ligne facilite sa gestion et sa réalisation

Comment trouver un groupe de musique ?

La recherche d'un groupe de musique n'est pas souvent évidente. Afin de faire passer un bon moment à vos invités, la plateforme LiveTonight vous permet de réserver un artiste ou un groupe de musique près de chez vous !

Le mini-site promotionnel

Un événement professionnel qu’il se passe dans le cadre d’une communication interne ou externe, va demander une diffusion optimale.

En utilisant une billetterie en ligne comme Wilout, propulser un mini-site promotionnel personnalisé est très facile. Ce site va servir à partager des informations utiles (dates, adresse, map, page Facebook) et il peut s’illustrer d’images. Collaborateurs et partenaires pourront y faire leur réservation. Pour les événements payants, il est entièrement sécurisé grâce aux technologies PayZen et 3D Secure.

Bon à savoir : Certaines organisations préfèrent centraliser leurs visiteurs sur leur propre site. Wilout propose un widget de commercialisation en marque blanche, très facilement intégrable grâce à son code <iframe>. Ce widget bénéficie lui aussi de la protection du parcours d’achat.   

E-billet pour un événement professionnel

Le e-billet ou billet électronique est un billet dématérialisé qui peut être téléchargé et imprimé par les participants. Wilout permet aux organisateurs de le personnaliser :

  • Ajout d’une image principale,
  • Informations utiles, contact,
  • Insertion d’une map si nécessaire,
  • QR code ou code-barres

Plusieurs billets différents peuvent être mis en ligne en fonction des besoins (pass simple, duo, dîner…). Et, la diffusion peut se faire par phase, sur plusieurs semaines. Par ailleurs, il est également possible de diffuser des invitations pour une communication encore plus personnelle et VIP ou bien d’inviter des journalistes ou des leaders d’opinion.   

Gestion des participants

Grâce à son backoffice complet, Wilout offre aux organisateurs une vision à 360° de leurs participants. En effet, ils vont être en capacité d’afficher en temps réel un certain nombre de données :

  • État des ventes (ou réservations)
  • Taux de remplissage de l’événement 
  • Identité des inscrits Inscriptions validées et en attente 
  • Informations complémentaires et spécifiques (en utilisant la fonction formulaire)

L’accès à de telles informations donne la possibilité de prendre des décisions optimisées : ajouter ou réduire le nombre de e-billets disponibles, relancer la communication ou bien encore faire fluctuer ses besoins en terme de matériel ou de restauration. D’autre part, les organisateurs qui utilisent d’autres outils d’inscription, ont la possibilité d’intégrer un listing de participants au format CSV directement sur leur backoffice de gestion.   

Contrôle des entrées d’un événement professionnel


Enfin, le jour de l’événement, les organisateurs peuvent gérer l’accès à leur événement grâce à une application.

Wilout Contrôle est une application gratuite disponible sur Appstore et GooglePlay. Une fois installée sur un smartphone, elle permet de se connecter au backoffice et de scanner les e-billets.

Par ailleurs, il est possible d’attribuer des rôles de gestion collaborateurs à ses équipes pour permettre à plusieurs personnes de gérer simultanément les entrées.

Pour finir, pour les organisateurs qui le désirent, il est aussi possible d’exporter et d’imprimer les listes de participants pour gérer manuellement les entrées. 

La solution de billetterie en ligne de Wilout met à la disposition des organisateurs d’autres services tels que la reddition de comptes mais également une gamme de hardware pour le contrôle. Découvrez-les en visitant le site.